KI erhöht Effizienz bei Datenextraktion aus Dokumenten signifikant.

Ausgabe 10 | 2021

Revolution: ERP-Dokumente automatisch verarbeiten

BLP Digital AG

Die meistgehasste Tätigkeit am Computer ist laut einer Anywhere-Studie (2020) die Dateneingabe und das Bearbeiten von Lieferscheinen, Bestellungen und Rechnungen. 3,5 Std. verbringt ein Angestellter pro Tag mit dieser repetitiven, fehleranfälligen und mühsamen Arbeit. Von den Kosten die dabei entstehen ganz zu schweigen. Das muss nicht sein, in Zeiten, wo die Technologie nun so reif ist, dass man diese «mühsame Tätigkeit» der künstlichen Intelligenz (KI) überlassen kann.

Aus der ETH-Forschung in Zürich heraus hat das Unternehmen BLP Digital es geschafft eine KI zu entwickeln und auf den Markt zu bringen, die sämtliche ERP-relevanten Dokumente automatisch bearbeiten kann. Möglich ist das, weil verschiedene Algorithmen zum Einsatz kommen, die dem menschlichen Leseverhalten und Leseverständnis sehr ähnlich sind. Dadurch kann die KI genau so wie ein Mensch es tut, Lieferscheine, Rechnungen oder Bestellungen analysieren und vollautomatisch im ERP verarbeiten. Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter werden nur noch bei Abweichungen oder Entscheidungen in die Bearbeitung eingebunden.

Branchenverständnis ist die Stärke der BLP KI
Informationen von eingehenden Dokumenten eins zu eins ins ERP kopieren, automatisiert noch keine Prozesse. Dafür sind die Daten auf dem Dokument und im ERP oft zu unterschiedlich. Erst wenn KI die Businesslogik einer Branche versteht, kann sie die dahinterliegenden Verarbeitungsprozesse vollautomatisch übernehmen. Aus diesem Zusammenspiel entsteht dann der grosse Mehrwert für Unternehmen. Einige Praxisbeispiele, wie die BLP KI im Maschinenbau ganze Prozesse automatisiert:
Branchenüblich ist es, dass beispielsweise Stahlstangen in Meter oder Stück bestellt werden. Berechnet wird der Stahl vom Lieferanten dann aber in Kilogramm.
Solche Bezüge erkennt die KI und macht vollautomatisch und zuverlässig die Umrechnung.

Abweichende Artikelnummern/-beschreibungen
Der Kunde ist König, auch wenn er bei einer Bestellung die seine eigenen Artikelnummern verwendet. Weichen dann auch noch die Artikelbeschreibungen ab, wird es im Vertrieb oft mühsam, die richtigen Artikel im ERP zuzuordnen. Kein Problem für die KI: Innert Sekunden synchronisiert sie alle Zeilen des Dokumentes mit dem ERP-System und findet trotz der fehlenden und abweichenden Angaben die dazugehörigen Artikel.
Technisch möglich machen dies Algorithmen, die auf statistischer Basis Informationen bewerten und nicht wie bis anhin anhand von Regelwerken den Abgleich machen.

Intelligente Kommunikation, zum Beispiel bei Mahnungen
Der Kontext zu Mahnungen von Lieferanten fehlt Mitarbeitern in der Finanzabteilung oft. Dass Rechnungen zuvor berechtigterweise von der Technik zurückgewiesen wurden ist nicht klar und im Zweifel wird eine Mahnung dann lieber bezahlt, auch wenn der Sachverhalt noch nicht final geklärt ist. Dank integrierter Kommunikationsplattform erkennt die KI solche Zusammenhänge und unterstützt Mitarbeiter bei der Entscheidungsfindung. Rechnungen mit fehlenden Angaben können damit auch vollautomatisch zurück an den Lieferanten gesendet werden.

Sofortiger Mehrwert für Maschinenbauer
Das gute an der BLP-Software ist, dass die ausgeklügelte KI-basierte Technologie nicht erst antrainiert werden muss, sondern auch bei neuen Dokumenten sofort funktioniert. Die Software wurde spezifisch für den Maschinenbau entwickelt und kann nahtlos in bestehende Prozesse und Workflows einfügt werden. Dank Plug-&-Play-Schnittstellen ist die KI oft in weniger als 48 Std. ins ERP implementiert. Zu den meisten ERP-Systemen gibt es zudem auch schon Standardanbindungen.
BLP verspricht, dass schon ab dem ersten Tag jedes zweite Dokument vollautomatisch, also ohne jegliche menschlichen Eingriffe prozessiert wird. In wenigen Wochen soll die Automationsrate schon um die 80 Prozent liegen. Damit gehören die Bearbeitung von Auftragsbestätigungen, Lieferscheinen und Rechnungen von Lieferanten, sowie Anfragen und Bestellungen von Kunden der Vergangenheit an.
Die Zukunft liegt also in der KI-gestützten Datenextraktion- und -verarbeitung von Dokumenten.

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