Der Vertriebsmitarbeiter kann Maschinen in 3D zeigen, nach Dokumenten suchen, Infos abrufen, sie teilen und Anlagen passgenau konfigurieren können, bietet hier wirkungsvolle Unterstützung.

Ausgabe 03 | 2022

Der Blick ins Herz einer Maschine

Arvato Systems Schweiz AG

Anlagen- und Maschinenbauer müssen per se grossen Aufwand betreiben, um ihre hochkomplexen und meist tonnenschweren Produkte zu präsentieren. Schliesslich können Vertriebsmitarbeiter sie in der Regel nicht mit zu einem Kundentermin nehmen. Anlagen und Maschinen auf Messen für ein fach-kundiges Publikum auszustellen, hat sich in den vergangenen Jahrzehnten bewährt. Doch mit Covid-19 ist dieser Vertriebskanal von heute auf morgen weggebrochen. Darum braucht es digitale Alternativen wie einen virtuellen Showroom, der Vertriebler bei der Präsentation und dem Verkauf von Anlagen unterstützt.

Vertrieb ohne Daten – das ist unvorstellbar. Die Notwendigkeit, jederzeit auf sales-relevante Informationen zuzugreifen, steigt mit der Komplexität des zu verkaufenden Produkts. Insbesondere die Vertriebsmitarbeiter von Anlagen- und Maschinenbauern stehen vor der Herausforderung, hochkomplexe Spezialmaschinen mit einer Vielzahl anwenderspezifischer Konfigurationsmöglichkeiten zu verkaufen. Die unter Umständen vielfältigen Funktionsweisen überzeugend zu präsentieren und potenziellen Kunden die Vorteile der jeweiligen Anlage anschaulich zu verdeutlichen, ist alles andere als trivial. Eine App, mit der Vertriebsmitarbeiter Maschinen in 3D zeigen, nach Dokumenten suchen, Informationen abrufen, sie teilen und Anlagen passgenau konfigurieren können, bietet hier wirkungsvolle Unterstützung.

Nahtlos und sicher verknüpft
Soweit die Theorie. In der Praxis ist es nun so, dass die erforderlichen Daten in verschiedenen Systemen gespeichert sind – von Content-Management- (CMS) und Product-Information-Management-Systemen (PIM) über Videoportale bis hin zu Sharepoint und anderen Tools. Damit diese Informationen in einer Virtual Showroom App bereitstehen, müssen sie reibungslos und in Echtzeit vom Quellsystem in die digitale Anwendung fliessen. Genau das ermöglicht eine API-Management-Plattform. Als zwischengelagerte Schicht verknüpft sie die Bestands-IT mit der mobilen Applikation. Nachdem die entsprechenden Schnittstellen (APIs) einmal definiert und konfiguriert sind – und damit auch die angebundenen Systeme –, erfolgt ein wechselseitiger Datenaustausch. Auch in Sachen IT Security leistet eine solche Plattform gute Dienste. Sie funktioniert ähnlich wie eine Firewall und schirmt die dahinterliegenden Daten und Systeme vor unerlaubten Zugriffen ab. Die erforderlichen Security-Massnahmen sind mit der Plattform zentral implementiert und gelten einheitlich für alle angebundenen Systeme.

Aktuell und konsistent
Ein Vorteil einer API-Management-Plattform besteht darin, dass sie die Aktualität und Konsistenz von Inhalten sicherstellt. Da die Datenpflege den jeweiligen Unternehmensbereichen obliegt, müssen Vertriebler sales-relevante Informationen nicht mehr selbst vorhalten – was in vielen Unternehmen eine gängige und zugleich riskante Praxis ist. Wenn Sales-Mitarbeiter Unterlagen und Daten auf ihrem Desktop dezentral speichern, sind Fehler vorprogrammiert. Dann kann es nämlich passieren, dass sie eine Präsentation in einem überholten Corporate Design verwenden oder – was noch schlimmer ist – veraltete Preise und Produktinformationen kommunizieren. Dem beugt eine API-Management-Plattform wirksam vor. Sie stellt sicher, dass Daten und Informationen in der Virtual Showroom App jederzeit aktuell bereitstehen. So sinkt die Gefahr, veraltete Informationen zu kommunizieren, auf ein Minimum.

Jederzeit bestens informiert
Um verkaufsspezifische Informationen abzurufen, sollten Vertriebsmitarbeiter die App entsprechend ihrer Bedürfnisse individuell konfigurieren können, nachdem sie diese über den firmeneigenen App Store auf ihr Mobilgerät geladen haben – inklusive unverzichtbarer Dokumente, Daten und Videos, die auch offline verfügbar sein sollten. Daneben gehört es zu den Grundfunktionen einer solchen App, die Sprache des Systems und der verfügbaren Dokumente, das Set der national verfügbaren Maschinen und das Dashboard bedarfsgerecht einzurichten. Dort sollten die wichtigsten Informationen auf einen Blick ersichtlich sein: von eigenen Favoriten, wie etwa geplante und in Kürze anstehende Kundentermine, über zuletzt angesehene Maschinen und Dokumente bis hin zu aktuellen Sales News. Dank Push-Notifications bleiben Vertriebsmitarbeiter stets informiert, etwa über neue Sales-Unterlagen, die zum Download bereitstehen.

Alle Unterlagen stets griffbereit
Um einen Kundentermin effizient vorzubereiten, ist eine leistungsstarke Suchfunktion sehr hilfreich. So können Anwender nach Technologien, Maschinen, Dokumenten, Präsentationen und anderen Vertriebsmaterialien gezielt suchen. Schnell gefunden, sollten Vertriebler die benötigten Informationen zu kunden- oder themenspezifischen Favoriten gruppieren können. Daneben ist die Anzeige von Maschinen und Anlagen eine wesentliche Funktion einer solchen App. Je nachdem, wie viele Produkte das Portfolio eines Unternehmens umfasst, braucht es hier eine durchdachte und intuitiv verständliche Struktur. Es kann sinnvoll sein, Anlagen und Maschinen auf der obersten Ebene nach Technologien zu sortieren und sie entweder in einer Kachel- oder Listenansicht anzuzeigen. Auf der zweiten Ebene könnten Maschinen dann nach Baureihen geclustert sein. Wichtig ist, dass sich beim Klick auf eine Maschine eine Detailseite mit allen produktspezifischen Informationen öffnet. Dazu zählen technische Daten, Produktbilder, Grafiken, Visualisierungen, Preislisten, Use Cases, verwandte Produkte, verlinkte Schulungsinhalte und dergleichen. Dank einer zwischengeschalteten API-Management-Plattform ist es möglich, jegliche Informationen und Dokumente auf Sharepoint vorzuhalten und diese über Tags in der App mit Maschinen, Technologien oder Baureihen zu verknüpfen.

Maschinen ganz neu erleben
Neben der Vorbereitung ist eine Virtual Showroom App auch bei der Durchführung von Kundenterminen eine wertvolle Stütze. Ein nützliches Feature ist der 3D-Modus. Er gestattet Vertriebsmitarbeitern, Anlagen und Maschinen aus unterschiedlichen Blickwinkeln zu zeigen und in einzelne Bauteile hineinzuzoomen, um einen noch detaillierteren Blick auf spezielle Komponenten zu eröffnen. Sofern es an neuralgischen Stellen klickbare Buttons gibt, ist es möglich, ergänzende Informationen zum jeweiligen Bauteil abzurufen. Verfügt die App über einen PDF-Viewer, können Anwender PDFs direkt in der mobilen Applikation anschauen. Sinnvoll ist zudem, wenn Vertriebsmitarbeiter Sales-Unterlagen – von einzelnen Dokumenten und Videos über Maschinen-Detailseiten bis hin zu kompletten Favoriten-Ordnern – über die App teilen können, etwa per E-Mail.

Die passende Anlage finden
Daneben sollte eine Virtual Showroom App eine Reihe an Funk-tionen umfassen, die sowohl während eines Termins als auch bei Nachbereitung und Angebotserstellung hilfreich sind. Dazu gehört die Möglichkeit, Maschinen zu vergleichen und bedarfsgerecht zu konfigurieren. Können Anwender mehrere Maschinen auswählen und ihre Eigenschaften einander tabellarisch gegenüberstellen, erhalten sie einen guten Überblick darüber, welches Produkt ihre Anforderungen erfüllt. Im zweiten Schritt sollten sie Anlagen und Maschinen über einen integrierten Konfigurator bedarfsgerecht zusammenstellen und um ergänzende Komponenten erweitern können. Ob sich die gewünschte Maschine an der vorgesehenen Stelle in der Fabrik oder im Lager aufstellen lässt, sollte sich im Augmented-Reality-Modus virtuell überprüfen lassen.

Maschinen datenbasiert weiterentwickeln
Je nachdem, wie stark sich Unternehmen für Vertriebspartner und Reseller – und im Zweifel auch für Kunden – öffnen möchten, können sie diesen Stakeholdern eingeschränkten oder vollen Zugriff auf die App gewähren. Dabei unterstützt eine API-Management-Plattform neben der bedarfsgerechten Definition von Rechten und Rollen auch eine zentrale Autorisierung und Authentifizierung. Unternehmen können zentral festlegen, welche Nutzer die App in welchem Umfang einsetzen dürfen: Daten nur lesen, nur eigene Daten anpassen oder auch globale Daten verändern und exportieren. Da eine solche Plattform jegliche App-Zugriffe protokolliert, erfahren Unternehmen, welche Maschinen stark oder wenig nachgefragt sind, und ob es Kunden- sowie Interessentengruppen mit bestimmten Vorlieben gibt. Das Wissen um diese Kennzahlen versetzt Unternehmen in die Lage, ihre Produkte fortlaufend zu optimieren und die Bedürfnisse der Kundschaft immer besser zu adressieren. So verschaffen sie sich einen entscheidenden Vorsprung gegenüber der Konkurrenz.
Weiterführende Infos gibt es im Whitepaper «Digitale Geschäftsmodelle erfolgreich umsetzen», das unter www.arvato-systems.de/api-management-whitepaper kostenlos zum Download bereitstellt.

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