SCHMOBI automatisiert Bestellabwicklung

Nach gut sechs Monaten Pionier- und Projektarbeit bearbeitet SCHMOBI heute die per E-Mail eingehenden Bestellungen automatisiert. Dafür setzt der innovative Stahldienstleister virtuell auf seine jüngste Fachkraft Kim, die künstlich intelligente Mitarbeiterin. «Kim erkennt mit ihren künstlich intelligenten Algorithmen die Struktur und Inhalte von per E-Mail eingehenden Bestellungen und legt Aufträge mit allen Positionsdaten automatisiert an», erklärt Dejan Baumann, Verkaufsleiter Aussendienst und Projektleiter dieses revolutionären Digitalisierungsprojekts. «Es ist schlicht beeindruckend zu sehen, wie alle relevanten Informationen erkannt, extrahiert und via Schnittstelle automatisiert in unserem ERP-System als Auftrag angelegt werden. Die Lösung ist uns von Beginn an einen Mehrwert», so Dejan Baumann weiter. Dadurch kann der Aufwand für das repetitive Abschreiben von Informationen aus Dokumenten in das ERP-System beträchtlich reduziert werden. Der Mehrwert für die Kunden: Die Daten der Bestellung werden qualitativ hochwertig erfasst und fehleranfälliges Abtippen der Bestelldaten entfällt.
Existierende OCR-Systeme beruhen auf vorkonfigurierten Regeln und Vorlagen. Diese müssen jedes Mal geändert werden, wenn sich das Dokumentenlayout nur minimal verändert. «Hier geht unsere Lösung den entscheidenden Schritt weiter. Die neuronalen Netze ermöglichen auch Dokumente von neuen Kunden direkt zu verstehen», sagt Tim Beck, Co-Founder der BLP Digital AG. Die Software ist mit dem ERP-System verbunden und kann so die erkannten Informationen auf einem Dokument direkt mit der ERP-Datenbank abgleichen. «Hier heben wir uns klar von anderen Systemen ab. Reine Datenextraktion löst das zugrunde liegende Problem, die richtigen Daten im ERP zuzuordnen, nämlich nicht. Durch die direkte ERP-Anbindung gelingt uns dieses Datenmatching. So werden beispielsweise der bestellende Kunde und die in den Positionen aufgeführten Artikel richtig zugeordnet. Auch Alternativartikel können direkt und einfach in unserem System gelöst werden», erklärt Tim Beck.
Mittels Konfidenzintervallen und logischen Checks ist die künstlich intelligente Lösung in der Lage einzuschätzen, wie hoch die Wahrscheinlichkeit ist, den richtigen Wert ermittelt zu haben. Bei Werten, bei denen die Unsicherheit zu hoch ist, wird der für den Kunden verantwortliche Mitarbeitende gezielt angeleitet, welche Werte zu prüfen und zu korrigieren sind. Nach Abschluss dieses Prozesses werden die extrahierten und geprüften Daten automatisch im ERP-System als Auftrag angelegt. «Die Kunden profitieren so von einer schnellen Durchlaufzeit und erhalten zu ihrer Bestellung innert Minuten eine verbindliche Auftragsbestätigung», sagt Dejan Baumann.

Die Pioniere hinter der einzigartigen Technologie
BLP Digital ist ein offizielles Spin-off-Unternehmen der Eidgenössischen Technischen Hochschule (ETH) in Zürich, eine der weltweit führenden Forschungsinstitutionen im Bereich der künstlichen Intelligenz (KI). BLP Digital ist darauf spezialisiert, ERP-Prozesse zu automatisieren, die im Zusammenhang mit eingehenden Dokumenten stehen. Ihre Fokusprodukte sind die automatische Kontrolle von Auftragsbestätigungen, Lieferscheinen und Rechnungen sowie die Anlage von Kundenaufträgen. Ihre Softwarelösung für das Auslesen von Bestellungen zur automatisierten Auftragsanlage haben sie gemeinsam mit SCHMOBI entscheidend weiterentwickelt. «Wir haben die fähigste KI im Bereich ERP-Prozessautomation. Unsere Lösung ermöglicht eine vollständige Automation des kompletten Prozesses. Mit dem eingeflossenen Know-how von SCHMOBI haben wir unseres Wissens die weltweit erste solche Lösung spezifisch für das Stahlbusiness entwickelt», bekräftigt Tim Beck den USP für sein Start-up. Das junge Unternehmen hat mit seinen innovativen Ansätzen zur Positionserkennung bereits mehrere Preise gewonnen. Jüngst wurde es vom Fachmagazin Finance als «heissestes Start-up für CFOs 2022» betitelt.

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