Mit dem richtigen Vorgehen zum Ziel

SAP Extended Warehouse Management ist die strategische Lösung für eine komplexe Lagerverwaltung. Die meisten Unternehmen sind daher bereits den Weg von SAP WM nach EWM gegangen. Aber viele haben den Schritt nach SAP S/4HANA noch nicht gewagt und betreiben ihr EWM auf Basis von SCM. Auch wenn SAP die Wartung von Business Suite 7 bis 2027 zugesagt hat, es ist sinnvoll, die Migration frühzeitig anzugehen. Wer sein EWM nicht überstürzt, sondern in Ruhe migriert, kann planvoll vorgehen und von Anfang an alles richtig machen. Die technische Migration lässt sich vom Prozess-Reengineering entkoppeln, wodurch man sich nach der erfolgreichen Migration individuell auf die Prozessgestaltung konzentrieren kann. Zudem verfügen Unternehmen häufig über historisch gewachsene Systemlandschaften, die den Betrieb aufwendig machen. Die Migration zu SAP S/4HANA EWM bietet hier die Gelegenheit der Konsolidierung.

Migration ist kein Problem, sondern ein Prozess
Die Komplexität von Migrationsprojekten ist allerdings nicht zu unterschätzen. Vor kurzem migrierte leogistics in der Rolle des Project-Leads mit einem Grosskunden aus der Lebensmittelindustrie innerhalb von neun Monaten ein SAP 9.5 EWM-System mit zwei 24/7-Lagern in ein bestehendes S/4HANA EWM-System. Die besondere Herausforderung: Es waren bereits vier 24/7-produktive EWM-Lager vorhanden, Quell- und Zielsystem hatten teilweise identische Entwicklungsobjekte. Daher mussten alle Objekte umbenannt werden, um ein Überschreiben bestehender Objekte zu vermeiden. Zudem wurde eine globale Harmonisierung aller Enhancements im System durchgeführt, mit einer Integration von mehr als 1000 Objekten in das leogistics Enhancement Framework (EHF). Der Go-Live fand in einem zeitlich versetzten technischen und einem Business Go-Live statt, um minimale Down-time zu gewährleisten. Das anspruchsvolle Projekt gelang schliesslich in-time, in-budget und in-quality.
Für erfolgreiche Migrationsvorhaben ist ein koordiniertes und geordnetes Vorgehen notwendig. Hier verwendet leogistics einen eigens entwickelten Migrationsservice. Dieser strukturiert Migrationsprojekte innerhalb einer bewährten Roadmap und gewährleistet reibungslose Abläufe.

Migration Pre-Study
Zunächst wird eine Migration Pre-Study durchgeführt, die eine umfassende Analyse der aktuellen IST-Situation sowie der bestehenden Systemlandschaft beinhaltet. Hierbei werden verschiedene Aspekte berücksichtigt, um eine fundierte Entscheidungsgrundlage zu schaffen. Es werden unterschiedliche Migrationsvarianten erstellt, begleitet von einem detaillierten Zeitplan und einer Roadmap. Ziel ist es, die geschätzten Aufwände für das eigentliche Migrationsprojekt zu ermitteln. Im Rahmen dieser Phase wird ebenfalls geprüft, ob es sinnvoll ist, das leogistics Enhancement Framework einzuführen.

Identify Migration Objects
Im nächsten Schritt erfolgt die umfassende Analyse aller zu migrierenden Objekte im SCM EWM System. Dies dient der ersten Einschätzung, wie viel Aufwand für verschiedene Phasen beziehungsweise Arbeitspakete benötigt wird, zum Beispiel kann vorab schon ein S/4 Readiness Check durchgeführt werden, um so den Scope für die Custom Code Migration abzustecken.

Custom Code and Customizing
Danach erfolgt die Migration und Anpassung des Custom Codes, um ihn auf die Anforderungen und Gegebenheiten des S/4 Systems vorzubereiten. Dabei werden auch etwaige «Quick Wins» identifiziert und umgesetzt. Parallel dazu wird das Customizing für die Migration angepasst, um die bestmögliche Integration in das S/4-System zu gewährleisten, denn auch hier gibt es im EWM-Kontext einige Neuerungen, die berücksichtigt werden müssen.

Master Data
Die Migration der Stammdatenschnittstelle von CIF auf ALE/DRF und das Einrichten der neuen Stammdaten-Schnittstelle, beziehungsweise die Kopplung der Systeme steht im Fokus des nächsten Abschnitts. Bestehender Custom Code in den CIF-Schnittstellen wird verifiziert, an die richtigen Stellen verschoben und angepasst. Zusätzlich wird mit neuen Tools der SAP, wie zum Beispiel der Custom Fields App, die Stammdatenschnittstelle Fit für S/4HANA gemacht.

Testing and Validation
Vor der eigentlichen Migration erfolgen umfangreiche Testmigrationen, um sicherzustellen, dass diese reibungslos abläuft. Dabei werden sowohl Prozess- als auch Funktionstests durchgeführt, um potenzielle Probleme frühzeitig zu identifizieren und zu beheben. Keine Migration ist gleich und jede Systemlandschaft ist anders – expect the unexpected.

Migration
Der finale Schritt beinhaltet die eigentliche Migration. Diese wird entweder durch das Migrationsteam des Kunden oder durch das von leogistics durchgeführt. Wichtig ist ein routiniertes und eingespieltes Team, damit im entscheidenden Moment alles glattläuft. Ein detaillierter Cut-Over Plan dient als Drehbuch für die Migration.

Fallstricke der EWM-Migration
Fallstricke lauern in jedem Projekt – insbesondere bei einer Systemmigration. Oft werden etwa Custom Code und die Stammdatenschnittstellen Migration zu spät angegangen, diese können aber idealerweise schon vor dem eigentlichen Migrationsprojekt geplant werden. Die von der SAP angebotenen Tools helfen frühzeitig den entsprechenden Scope und die Aufgaben zu planen. Auch werden häufig zu wenige Testmigrationen durchgeführt und dadurch schwerwiegende Fehler und Hürden übersehen. Das rächt sich dann während der eigentlichen Migration. «Testen, testen, testen», lautet die Devise. Auch wenn es heisst, aus Fehlern werde man schlau – das Klügste ist, von vornherein keine Fehler zu machen.

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